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入金管理の消し込みを自動化して社員の負担やストレスを大幅に軽減!

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活用法

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入金管理の消し込みを自動化して社員の負担やストレスを大幅に軽減!

事業を継続していくうえで欠かせないのが、売掛金の回収と入金管理。とくに入金管理の中でも重要度が高く、かつ精神的負担も大きい「入金消し込み」は、毎月発生する業務だけに効率化を図り作業時間を短縮したいところです。

消し込み作業は非常に手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーによるミスが起こるリスクがあるため、経理担当者にとって相当なストレスになります。そこで今回は、この入金管理の消し込みを自動化して社員の負担やストレスを軽減する方法についてお伝えします。

もくじ
1:地味だが重要な業務が入金管理の「消し込み」
2:債権管理を徹底するにはさまざまな課題がある
3:債権管理を効率化する決済代行サービスとは?
4:まとめ

地味だが重要な業務が入金管理の「消し込み」

入金消込とは、「売掛金や未収入金といった支払われていない請求額と、実際に支払われた入金額とを照合し、売上として処理する経理業務」のことです。請求書に記載された請求額と会社の口座の入金履歴や銀行通帳とを照らし合わせ、入金額に間違いがないかを目視でチェックするという地味ながら大変な作業です。

入金消込の重要度が高い理由は、「会社が稼いだお金がしっかりと入金されているか管理する業務」だからです。取引先から支払いがきちんとされているかを確認し、入金されていたら帳簿上で売掛金の回収の仕訳を切ります。

●アナログな作業がミスを誘発する原因

経理担当者であれば、データの入力間違いで帳簿上の金額が合わなかったという経験があるでしょう。請求額と入金額に間違いがなく確実に回収できているか、未回収が発生していないかを目視で確認する消し込みは、非常に煩雑な作業です。アナログな作業のため、請求漏れ、入金消込ミス、回収遅れなどが起こり得ます。しかし、企業間決済は慣例から銀行振り込みなどを利用することが多く、どれだけ手間がかかりミスが発生したとしても、入金管理業務の消し込みは必然的にこなさなければなりません。

入金管理は取引先とトラブルが発生しやすい面もあり、担当者にはミスが許されないというプレッシャーがかかります。たとえば、期日通りに入金のある取引先に間違って督促してしまったらどうなるでしょうか。その企業との取引が解消となる可能性があるばかりか、他社との間でも同じミスを2度、3度と繰り返していたら、自社の信用問題に発展するおそれもあります。消し込みは地味な作業ですが、ビジネスを行う上で重要な業務なのです。

消し込み作業のシステム化・自動化が進まない理由は?

入金消込の際に起こるトラブルの種は、「手作業によるヒューマンエラー」です。毎月おこなう入金管理業務では、会社によって非常に多くの請求に対応します。「請求名義と振込名義の確認」、「請求額と入金額の差異」「未入金があった場合の繰り越し請求の管理」など、チェックすべきポイントは膨大です。

たった1件のミスが発生しただけで、再確認の手間が増えます。こうした単純なミスだけでなく、手作業による消し込みには振込手数料や消費税の計算など間違いを誘発するリスク要因がいくつもあります。

また、もうひとつの問題点が「業務の属人化」です。非常に煩雑な作業が発生する入金管理は、スキルと経験を持つベテラン経理に任せられることが多く、当人に頼りきった体制が構築されやすい傾向にあります。もしも、そのベテランの経理担当が休職または退職してしまえば、入金消込をスムーズにこなせる人材がいなくなります。入金管理ではこうした属人化が起こりやすいため、そのリスクヘッジが課題となります。

このように業務量が多く煩雑になりがちな入金管理業務ですが、請求書の発行業務など、他の経理業務と比較して自動化が難しく効率化が遅れているケースが多く存在します。入金管理の消し込み作業における業務煩雑化の課題を解消するための施策のひとつがシステムによる自動化ですが、実現できている企業は多くありません。その理由は作業の定型化が難しい点にあります。会計ソフトなどを利用しても、手入力によるミスが減らなかったり、取引先によって支払期日や支払い方法(現金・手形)など条件が異なるため対応できなかったりと、入金管理の消し込み特有の問題をカバーできる柔軟なシステムを構築しづらいという事情があります。

大きな負担から解放される自動化のメリット

入金消込がシステム化しにくい複雑な作業であることは確かです。では、経理担当を消し込み作業の苦労から開放してあげることはできないのでしょうか? 有効な打開策として検討したいのが、決済代行サービスのアウトソーシングです。いままで自社で対応していた入金消込をはじめ、与信管理、請求書作成と送付、代金回収、督促まで決済プロセスをまるごと代行してくれるため、経理担当者を煩雑で膨大な入金管理作業から解放することも実現可能です。

決済代行サービスを利用するメリットは業務効率化だけではありません。請求業務はすべて代行会社がおこない、支払期日には取引先に対して代行会社から請求書を送付します。しかも、期日までに入金が確認できなかった場合は、その売掛金を100%保証。入金遅れが発生している取引先には督促状を発送するなど、回収漏れや二重請求といったミスがなくなります。未回収リスクを100%保証することで経理担当は大きなストレスとプレッシャーから解放され、企業は安定した資金繰りを実現できるでしょう。

まとめ

毎月発生する煩雑な入金管理は、経理担当に大きな負荷を与えていました。

「誰か代わりにやってくれたら、もっと生産性を上げる仕事に注力できるのに……」

多くの企業が悩みを抱えていた入金管理と消し込みを決済代行サービスにまるなげすることで、煩雑な一連の作業から手離れでき、業務効率が一気に改善します。入金管理の前後の業務である与信管理や請求書作成、督促なども代行する決済代行サービス「NP掛け払い」なら入金管理を自動化できます。消し込みを含む決済業務全般の負担だけでなく、未回収リスクも保証する「NP掛け払い」を導入して、経理担当を全面的にサポートできる職場環境にしませんか?