入金消込とは？エクセル管理の弱点と自動化ツール

入金消込とは、取引先への請求情報や債権残高に対して、実際の入金情報と照合し入金予定額を消していく処理のことです。消込の方法としてエクセルを使って管理することが一般的ですが、以下のお悩みをお持ちではないでしょうか。

「入金消込をエクセルで管理するのが手間で大変」
「入金消込に多くの時間が掛かっているので効率化したい」
「エクセル管理での対応が限界で、他のシステムやツールを探している」

入金消込の効率化や改善を行えば、入金消込のストレスやプレッシャーから解放されるだけではなく、リソースをより売上に直結するコア業務へあてることができます。

本記事では、入金消込の負担を軽減したい方に向けて、入金消込の重要性とエクセルを活用する方法、エクセル以外で入金消込を管理する方法を紹介します。

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入金消込とは

入金消込とは取引先への請求情報や債権残高に対して、実際の入金情報と照合し、入金予定額を消していく処理のことです。

請求書払いをはじめとする「掛け払い」で決済をしている場合、納品や取引成立時点では入金がなく、支払期日にまとめて入金がされます。まだ入金されていない売上である「売掛金」を、入金の確認後取り消す処理が「入金消込」です。

入金消込を行うことで「取引先と約束したお金が正しく入金されているのか」「取引先に対する正しい債権残高になっているのか」を把握できます。

なぜ入金消込が必要なのか

入金消込は健全な経営活動を継続するために、どのような企業でも必要な作業です。本章では、会計と経営の2点から入金消込の重要性を解説します。

入金消込が会計に与える影響

入金消込は正しい財務諸表を作成するために、会計上においても重要な作業です。入金消込を行ううえでどのような仕訳が必要か、また、入金消込ができなかった場合の仕訳について解説します。

まず会計業務では、入金消込の対象となる売掛金を把握する仕訳を起票します。例として、100万円の商品やサービスを販売し、後日の支払を約束する「掛け払い」で取引した際の仕訳は次の通りです。

売掛金を計上することで、取引先に対する入金予定の残高を把握することができます。

次に実際に入金があった場合の入金消込仕訳は次の通りです。

入金消込を行うことで、売掛金の残高がなくなります。

もし売掛金に対する入金が無い場合、売掛金は残り続けることになります。約束していた日までに入金が無く長期間消込ができなかった場合や、入金されないことが判明した場合は次の仕訳が必要になります。

貸倒損失とは、売掛金の入金が見込めない場合に売掛金を消して費用として認識する科目です。貸倒損失を計上すると、一番最初に計上した売上が無駄になってしまう可能性があります。

入金消込は正しい財務諸表を作成するだけではなく、貸倒損失を発生させないためにも、適切な管理が必要です。

入金消込が経営に与える影響

入金消込を正しく行えず、気が付かないうちに不一致が発生していた場合、取り返しのつかない状況になることがあります。

実際に、期日通りに債権が回収されていないことが発覚し、取引先へ問合せをしたところ財務状況が悪化していて支払いに応じず、貸し倒れになるのは実際にある話です。

入金消込が後手に回ると、事が悪化して重要な問題へ発展する可能性があります。特に資金調達をしながら成長しているようなベンチャー企業の場合は注意が必要です。

事業が安定しきっていないと、貸し倒れにより企業活動の存続が危うくなる可能性もあります。

エクセルを使った入金消込の方法

近年では、手軽に導入できるクラウドやAPI連携を使う企業も増えていますが、「銀行」「販売管理システム」「会計システム」からそれぞれ必要な情報をエクセルに落とし込み、手動で突合・入金消込を行っている企業も多く残っています。

エクセルを使った入金消込の流れを図にすると以下のとおりです。

入金消込の作業が1～2の手順で問題なく終われば単純な作業ですが、実際は3～5のように入金消込を突合できない場合もあります。請求データとの差を確認するには、営業担当者と取引先が絡んでくるため、効率化が難しい業務です。

エクセルで管理する項目と一般的に使う関数

エクセルで設定する入金消込の管理項目は一般的に以下のとおりです。

各項目について、販売管理システムや営業から提供される資料と、銀行からの入金明細の内容を突合します。

エクセルで消込処理を行う場合の基本的な関数を表にまとめました。

よほど複雑な取引が発生しなければ基本的な関数で対応可能ですが、複雑で取引量が多くなった場合は、関数を組み合わせたりマクロ機能などを活用したりして処理します。

入金消込をエクセルで管理するメリット

一般的に入金消込の処理をエクセルで行うのは、以下のメリットがあるためです。

1.導入コストが低い

エクセルを活用すれば入金消込のコストは人件費だけにおさえられます。エクセルはMicrosoft社のOffice機能として、一般的にどの企業のパソコンや端末にも標準搭載されているためです。

近年、手軽に導入できるクラウド型も増えていますが、自社でシステム構築をしている企業もあります。自社でシステム構築をすると多額の投資や運用保守が必要になりますが、アップデートや機能改善もMicrosoft社側で行ってくれるため、導入コストを低くおさえられます。

2.共有が楽

エクセルは一般的な業務で広く利用されているため、基本的な操作は理解している人が多く、データの共有と受け渡しが容易にできます。

またエクセルとほぼ同機能をもち互換性が高い、Google社のクラウドサービスであるスプレッドシートを利用することで、データの内容をリアルタイムに共有可能です。

3.カスタマイズが自由

エクセルには豊富な機能が搭載されており、作業者にとって自由度の高い管理表として利用できます。関数を複数組み合わせることにより、複雑な計算式も表現可能です。

また、マクロ機能を使うことで高度なプログラミング技術がなくとも、単純な作業であれば自動化できます。

例えば、行や高さの幅調整、書式変更、日付や取引ごとの並び替えなど、毎回同じ作業であれば作業手順をマクロ機能に登録することで、次からはマクロの実行ボタンを1回押せば全て自動的に作業を行ってくれます。

マクロをうまく使いこなせれば、単純作業に掛かっていた時間を削減でき、効率的に消込業務を進めることができます。

入金消込をエクセルで管理するデメリット

エクセルは操作の自由度が高く、一見便利なツールに思えますが、使い方によってはエクセルで管理すること自体が負担やミスのきっかけになる危険性があります。

本章ではデメリットを紹介しますので、思い当たる点があればエクセルでの管理方法を見直してみるのも良いでしょう。

1.オペレーションミスをゼロにはできない

入金消込に必要なデータ作成と突合作業は、エクセルの仕様上少なからず手作業が入るため、オペレーションミス（人為的なミス）を完全には防げません。

エクセルは一つの計算式の設定や入力が全体の計算式に影響を与えます。一つのミスが大きな問題になる場合があります。

一度ミスが起きてしまうと、原因究明や迷惑をかけてしまった取引先への信頼回復に、精神的な負担と大きな労力を割くことになります。エクセルは集計は自動化できるものの、計算式を自動的に最適化する機能はありません。

気をつけていてもミスが生じる可能性はあります。

2.管理が属人化する

エクセルは自由なカスタマイズができるため、計算式や関数を組んだ担当者にしか理解できない管理表になってしまうことがあります。制作した担当者しか理解できない入金消込の管理データで業務を進めてしまうと、引継ぎが困難になり、業務遂行とメンテナンス作業が属人化してしまいます。

このようにエクセル管理は属人化しやすく、情報がブラックボックス化するリスクがあるのです。

3.目視での検証コストがかかる

オペレーションミスをゼロにはできないことから、最終的なチェックは目視で行う必要があります。したがって、エクセルでの管理では、アナログでの作業が完全になくなるわけではありません。

このように、いくらエクセル管理で計算式を組んだとしても、目視する作業は残ってしまうため、エクセル管理での効率化には限界があります。

これまでご紹介した通り、入金消し込みをエクセルで管理と共有がしやすかったり、導入コストがかからないというメリットがあります。しかし、確認作業に時間がかかったり、属人化しやすいというデメリットもあります。

このようなリスクを低減し、効率的に入金消込をおこなうためには入金消込をシステム化（自動化）すると良いでしょう。入金消込のシステムには「入金消込自動化サービス」や「決済代行サービス」「会計ソフト」などがあります。次の章では、入金消込をエクセル管理からシステム化するメリットについてご紹介します。

入金消込をエクセル管理からシステム化するメリット

この章では、エクセルなどで管理していた入金消込をシステム化（自動化）することで得られるメリットを大きく3つ紹介します。

入金消込作業の正確性やスピードが向上する

入金消込をシステム化すると、これまで手作業で行っていたデータ作成や突合作業を自動化することができます。手作業が減ることは、入金消込作業の正確性や処理スピードの向上につながります。

消込作業が正確かつスピーディーに行われることで、未入金の発生を早期に確認でき、社内での連携や取引先への督促などもスムーズに行えるようになるでしょう。

人為的なミスを防げる

入金消込システムであれば正確な突合作業が自動的に行われるようになります。そのため、エクセルの管理ではどうしても防ぎきれなかった、手作業や目視での人為的なミスを防ぐ効果も期待できます。

ミスが減れば担当者のプレッシャーや負担も軽くなり、生産性の向上にもつながるでしょう。

業務の属人化を防止する

先ほど述べたようにエクセルでの管理は、業務が属人化してしまいがちですが、システム導入で入金消込や経理業務を自動化できれば、経理経験やスキルがない人でも管理ができるため業務の属人化を防止することができます。

担当者が休んでしまう、または辞めることになっても「業務が進まない」といったケースを回避できるでしょう。

エクセル以外で入金消込を効率化できるツールやシステム3選

本章では具体的にエクセル以外で入金消込ができるツールやシステムの例を、次の通り3つご紹介します。

クラウド会計システム

クラウド会計システムとは、パソコンにソフトをインストールせず、インターネット上で会計処理ができるシステムを指します。データ処理や連携できることから、インターネットの環境さえあれば人や場所を選ばずいつでも消込作業が可能になります。

またクラウド会計システムで作成した請求書データと、銀行とのAPI連携で得られる入金明細データとを自動で突合させられる機能もあり、入金消込の自動化も実現可能です。

取引がシンプルで入金消込のボリュームが少ない個人事業主や、小規模の企業には相性が良いシステムですが、取引量が多く消込の内容が複雑な企業が利用すると、かえって煩雑になる場合もあります。

ERPシステム

ERP（Enterprise Resources Planning）は会社全体の業務やリソースを一つに統合させて、効率化するシステムです。

具体的には営業部が管理する販売管理システムと、経理財務部が管理する会計システムを一つのシステムに統合して管理することにより、エクセルなどを介さずに入金消込の処理ができます。

また会社全体の業務を統一できるため、業務の効率化だけではなく標準化により、エクセル管理で起こりがちな属人化を防げることもメリットです。

ERPシステムを導入することにより、大量で複雑なデータも扱えますが、一方でオンプレミス型（社内にIT環境を構築する形態）だと費用が数千万円になることもあります。クラウド型のERPなら月額数千円から数万円で利用できるサービスもあるので、価格をおさえたいものの、クラウド会計システムよりカスタマイズ性や統合範囲を求める場合は、サービスベンダーに問い合わせてみるとよいでしょう。

企業間決済サービス

企業間決済サービスは、手数料や月額固定費などを支払って以下の一連の請求業務を丸投げできるサービスです。

支払い遅延や未払い、貸し倒れの際の債権も保証されるため、売掛金の未回収リスクがなくなります。

請求代行サービスは入金消込業務を自社では行わず、業務委託料を支払うことで全て代行会社に任せられるサービスです。入金消込の作業が企業間決済サービス会社からの入金確認だけになるので、社内業務の負担は大幅に少なくなります。

例として代行サービスの1つである「NP掛け払い」を導入した場合、取引は下図のようになります。

入金消込をエクセルやシステムで管理する場合、業務フローの整備や担当者の教育、属人化させないための工夫や仕組みなどを構築しなければいけません。

企業間決済サービスは自社に代わって入金消込業務全てを任せてしまえるので、そもそものツールやシステムを自社の状況に合わせて選ぶ必要がなくなります。

入金消込を自動化して事業を成長させた事例

実際に入金消込を自動化することで、事業を成長させている企業は多くいます。本章では企業間決済サービスを利用した成功事例を紹介します。

毎月2〜3人が1週間かけていた入金確認の負担を削減｜みんなのマーケット株式会社様

インターネット商店街「くらしのマーケット」を運営している株式会社みんなのマーケット様では「取引先に個人事業主が多い」「同じ金額の請求が多い」といったことから、金額でも名前でも照合できない入金が多く発生していました。

毎月2~3人の担当者が1週間程をかけて確認していましたが、出店登録数や流通額が増えるにあたって、お支払い遅延の出店事業者数、未回収金額が段々と増えてきている状況に。

工数とリスクの観点から、外部委託を検討し、NP掛け払いを導入。決め手は請求データをCSVで取り込む手軽さから、今までの運用フローを変えなくて良かったためです。

うっかりの支払い遅れが生じても、速やかに入金があれば継続利用ができる柔軟な対応により、顧客の利便性向上にもつながっています。

社員でなければ価値が発揮できない業務に集中する環境を実現｜株式会社タイミー様

スキマ時間で働きたい働き手と企業、店舗をマッチングするワークシェアリングサービスを展開するタイミー様は、以前システム上でメールに請求書を添付して顧客に送付していました。

しかし、自動化できたのは請求書の送付のみだったため、顧客数の増加に備えて新規サービスの導入を検討。請求書発行のサービスは検討しましたが、督促や入金管理といった部分が社内に残ってしまうため、NP掛け払いの導入を決定しました。

導入した結果、請求書の発行件数が10倍に増えても、経理の人数を増やさずに対応できています。社員が社員にしかできない業務に集中できる、ストレスのない環境を実現しています。

取引件数が少ない場合は入金消込をはじめとした請求業務をエクセルで管理できるかもしれませんが、徐々に事業規模が大きくなり取引件数が増えてきた場合は、対応しきれなくなるか、入金消込のためにさらに多くの時間と工数を掛ける必要が出てきます。

入金消込の作業に時間をかけたくない、トラブルを発生させたくないと考えるのであれば、一度請求代行サービスを検討してみましょう。

まとめ

入金消込は営業活動で得られたお金が、会社へ確実に入金されたかを確認する重要な業務です。

重要な業務であるにも関わらず、管理方法としてエクセル作業に頼ってしまうと、多くの労力と時間がかかることに加え、ミスによるトラブルが発生するリスクが高くなってしまいます。

入金消込はあくまで確認作業であり、企業としての売上には繋がりません。売上や生産性をあげるには、注力する業務を確認業務のようなノンコア業務からコア業務に移すべきです。

ノンコア業務から解放される方法としてのおすすめは「企業間決済サービスの利用」です。以下の項目に当てはまる企業はサービスの利用を検討してみてもよいでしょう。

入金消込に掛かっていた時間や労力、ミスやトラブルに繋がるリスクから解放されるためにも代行サービスを検討されてみてはいかがでしょうか。