債権管理とは｜業務フローの基本と効率化の事例をわかりやすく解説

「正しい債権管理の方法を知りたい」「債権管理に時間がかかりすぎている」、債権管理についてこのようなお悩みをお持ちではないでしょうか。

債権管理は企業活動におけるさまざまなプロセスを経て計上された売上金が、しっかりと回収されているか、債権の残高が正しく把握できているかを確認する重要な業務です。

正しく管理できていない場合、顧客から売上金が期日通り過不足なく入金されているかを把握できず、資金繰りや会計処理が正常に機能しなくなってしまいます。

また効率が良い方法で管理をしないと、多くのリソースが掛かってしまい、時間と精神的に大きな負荷が掛かってしまいます。

そこで本記事では債権管理の基本的な手順から、効率化するためのシステムやツールを成功事例とあわせてわかりやすく解説します。

請求書払いの手間と不安から解放します。

請求代行「NP掛け払い」を利用すれば、請求業務に悩まされることなく、売上拡大につながる業務に集中できます。まずはお気軽に資料をご覧ください。

資料の詳細はこちら

債権管理とは

債権とは「特定の人に特定の行為や給付を請求できる権利」です。企業間取引では、請求する立場にある企業が、買い手企業に対して「債権」を持っています。

したがって債権管理とは、売掛金や未収入金などの債権を管理する業務のことです。

多くの企業では商品やサービスを提供して売上をあげた場合、売上金は掛け金として後日入金してもらう決済方法である「請求書払い」で取引をします。債権管理は掛け金が約束通り入金されているか確認するために必要な作業です。

なぜ債権管理をするのか

売掛金などの債権は、経営資源であるヒト・モノ・カネを活用し、顧客に商品やサービスを提供した対価をもらう権利です。

企業活動は売上をあげて終わりではありません。確実に債権を回収しないと売上をあげるまでに投下した資源や時間が全て無駄になってしまいます。

このように顧客の信用調査や入金の消込チェックを正しく行わない債権管理は、貸倒が発生するリスクが大きくなり、実際に発生した場合は会社経営に大きな影響を及ぼしてしまいます。

本来受け取れる売上金が回収できなければ、資金繰りが悪化し予定していた支払いが行えず最悪の場合、倒産の危機におちいってしまうこともあるでしょう。

債権管理担当者は期日通り入金されない債権を発見したら、すぐに営業担当者へ未回収情報を共有して、営業担当者は確実に入金されるまでしっかりと追跡する必要があります。

与信管理との違い

与信管理とは顧客となる取引先ごとに信用調査を行い、取引しても大丈夫かの可否に加え、どのくらいの金額まで取引をして良いのか判断・管理することです。

与信管理は顧客との「取引前」に売上額をどのくらい許可するかの管理に対して、債権管理は与信管理で決められた限度額内での「取引後」に発生した売上金の回収管理を行います。

債権管理の基本的な7つの業務フローと手続き

債権管理は安定した企業経営のために重要な業務であるため、プロセスを一つ一つ厳重に進めることが大切です。

正しい手順や重要なポイントを押さえなければ、債権管理を行う上で間違った対応やエラーを起こす原因になり、未回収リスクが大きくなってしまうためです。

本章では債権管理に必要な全ての手順をフローチャートと併せて解説するので、重要なポイントを押さえましょう。

実際に行うべき手順は以下の通りです。

1.反社チェック・実在性の担保

取引や交渉を行う前に必要なことは、取引先が反社会的勢力ではないか、法人が実在しているかを確認することです。

反社会的勢力のチェックを行わなければ、以下のリスクが起こり得ます。

反社会的勢力の確認方法は、インターネットや日経テレコンなどのツールを使用すると便利です。会社名または代表者名＋ネガティブワードを組み合わせて、過去のニュース記事や評価がないかを確認しましょう。

実在性の担保については、企業によって確認方法は異なりますが、企業のホームページや登記情報検索サービスなどを利用して調べられます。

2.与信チェック・与信額の設定

与信チェック・与信額の設定を誤ると回収不能リスクが大きくなってしまいます。

与信は帝国データバンクや東京商工リサーチなど、信用調査会社が提供する独自の調査シートを参考にしつつ、確認可能な範囲で財務情報や企業の内部状況を、直接顧客や関係取引先へヒアリングします。

このように数値などの定量情報と数値では評価できない定性情報を集めたうえで、社内の与信基準と照らし合わせ、取引可否や与信額を決定させることが重要です。

企業によっては反社チェック・実在性の担保と併せて行う場合もあります。

3.契約書（受発注書）の交付

社内基準の与信や取引条件が決定した後は、顧客と取引条件について契約を締結します。

契約書は決済条件や担保の有無、トラブルがあった際にどのように解決するかなど、争いになった際に法的な根拠となる重要な書類であり、債権管理において大切なポイントです。

社内で利用しているひな型以外の契約書だった場合、担当者本人の確認はもちろんのこと、法務担当者や顧問弁護士、経理担当者など、多くの人の目で契約内容をチェックしましょう。

4.売上計上・請求書発行

債権管理の情報元になるのが、売上計上・請求書発行処理です。

契約書の条件通りに役務を提供したか証拠を残すために、取引の請求書・発注書や納品書などの証憑・契約書などをセットで保管することで、債権情報の正しさを担保します。

売上計上に関する証憑が正しく保管されていないと、会計監査や税務調査が入った時に不備を指摘されてしまい、是正指導や追徴課税を課されてしまう危険性があるので注意しましょう。

請求書払いでは「適切な与信審査の仕組みが作れない」「入金消込に膨大な時間がかかる」などの課題に悩まされるケースが多いです。

5.入金消込・仕訳処理

入金消込は銀行からの入金明細と債権管理データを突合させて過不足が無いかを確認する業務です。

突合させた結果、不明な過不足があった場合は取引先へ確認の連絡を入れて、差分の理由を解消する必要があります。

差分の理由が判明した後は、経理担当者は債権の消込科目であるのか、誤った入金であれば仮勘定など債権とは別の科目にて計上するのかといった内容の整理をしなければなりません。

また、入金消込の結果を経て内容を把握したら、会計データに消込仕訳を入力して債権残高の情報を整理します。

この入金消込を迅速に正しく整理することで、対応が後手にならず債権未回収のリスクを減らせます。

6.顧客別債権管理

売上計上と入金消込の仕訳を起票したら、会計システムに記録されている顧客別の債権残高が正しいか内容の検証を行います。この顧客別債権管理の情報をいかに正しく、最新の情報を把握しているかが債権管理で重要なポイントです。

もし与信を超えていた場合は、関係部署への注意喚起や与信額の再検討を依頼する必要があります。

また、回収遅延や不明残高があった場合はすぐ社内の関係部署へ共有して、貸倒リスクを事前に防ぐように行動しなければなりません。

期日別債権管理

契約条件や取引内容によっては、顧客別に入金期日が異なる場合があります。

必ず各取引先の期日別入金情報を把握しましょう。日々の入金消込作業のなかで、不明残高が発生した場合はすぐに原因究明を行わなければなりません。

7.滞留債権発生時の対応

滞留債権とは、顧客への掛け金が期日通り入金されていない債権です。

債権管理を行っていると、少なからず滞留債権が発生する場合があります。

滞留債権が発生した場合は、被害を拡大させないためにも「早急に社内で取引継続の有無を判断する」「同取引先に債務がある場合は、支払を行わず債権債務の消込を行う」といった内容を検討しなければなりません。

滞留債権が続き回収不能と判断される場合は、貸倒引当金の計上または貸倒損失の計上を検討する必要があるでしょう。

債権管理の業務の中で問題が起こりやすいフローとして「督促」があります。督促は売掛金を回収するために支払いを求める行為です。

督促では内容証明郵便の送付や交渉、商品の回収などが発生します。社員の時間的・精神的な負担が大きい業務のため、債権管理の体制を整えることが重要です。

また、売掛金の未回収が生じると、自社の融資評価にも影響が出たり、キャッシュフローの悪化により経営が苦しくなったりする可能性があります。回収は取引先との連絡が必要な分、時間がかかるため、「早く回収すること」より「そもそも未回収を発生させない対策」が重要です。

債権管理を徹底するための体制と課題

フローでわかる通り、債権管理の業務は、ただ単純に入金があるか無いかを確認するだけでは不十分です。

取引先1件ずつ与信調査を行い、常に取引先の経営状態を気にしながら回収リスクに変化が無いか情報のアップデートが必要になります。

また、債権管理の業務に対応するには多くの人員や手続きが必要になるため、ヒューマンエラーが起きない体制作りが重要です。

具体的には以下の通りです。

この中で特に多くの労力が必要になるのが入金消込です。

入金消込の台帳はエクセルで作成して管理するケースが多く、どのデータが最新のものかわからなくなってしまうケースがあります。

そのため、経理と営業が月末に得意先別の台帳を突き合わせて情報を整理する業務に追われることもあり、膨大な手間となってしまいます。

このように一つのプロセスにおいて、お互いにチェックし合う部署と担当者が必要になります。またミスが許されない作業ばかりになるため、コミュニケーションや作業において担当者それぞれの負荷が大きく掛かる業務なのです。

一般的に用いられる債権管理方法と注意点

債権管理はフローが多く、営業部・経理部の部署を超えて協力して進める必要があるため、最適な仕組みが確立されていないと全社を通してリソースが割かれてしまいます。

そこで債権管理を効率化する仕組みを作るために便利なツールを3つご紹介します。

1.エクセルやスプレッドシートを活用する

売上管理や営業の顧客管理などさまざまな用途で使われているエクセルは、債権管理にも適用しやすいツールです。最初に数式の入力さえしておけば、自動で計算してくれるため時短にもなります。

エクセルで管理する項目としては一般的には次の通りです。

エクセルで管理する際は次のように、取引先別の債権の状況が誰でも一目でわかるように作成、管理できるようにしましょう。

エクセルは加工もしやすく自由度が高い一方で、数式のズレやエラーが生じた際、不具合が発生しているセルを見つけるために時間や手間がかかります。特に担当者が一人だと、数式の入れ方・組み方がブラックボックス化する属人化リスクも有るのがデメリットです。

2.会計システムを活用する

売上管理を効率的にするために、会計システムを利用している企業もあります。会計システムとは、伝票、帳簿、決算書などを一括で管理できるシステムです。

サービス範囲は会社によって異なりますが、請求書の発行や入出金管理、帳簿入力まで簡単にできます。サポート体制や企業規模によってプランが異なっているサービスが多く、クラウド型だと月額2,000円程度から利用できるものもあります。

ただし、債権の回収有無や入金消込などの顧客別の管理は手作業で行わなければらないケースが多いです。数社との取引なら管理可能かもしれませんが、何十、何百もの顧客と取引をしている企業にとっては、会計のみのシステムだけでは少し物足りないかもしれません。

3.債権管理システムを活用する

債権管理システムとは、与信から請求書発行・入金確認を一括して管理できるツールです。機能面において、会計システムの上位システムとイメージすると良いでしょう。債権管理システムは使用するユーザー数や取引件数によって要件が異なるため、見積もりには問い合わせが必要です。

債権管理をシステム化することで、請求書発行や消込作業に伴うヒューマンエラーの防止につながります。企業間のトラブルや未入金の見落としが少なくなるため、担当部署の負担を大幅に削減できるでしょう。

債権管理の課題は請求代行で解決

管理の工数はエクセルやシステムを活用することで、減らすことができます。一方で、債権管理や一部の会計業務のみをシステム化するだけだと、以下の課題も出てくるのが実情です。

会計業務は重要ですが、売上や顧客満足度にはつながりにくい業務です。社内のリソースを債権管理に割きたくない債権企業は請求代行の利用を検討してみてください。請求代行とは、請求業務の一部またはすべてを代行するサービスのことです。

例えば、請求代行「NP掛け払い」では、導入後の取引イメージは下図のようになります。

CSV登録やAPI連携で入力した請求データに基づき、NP掛け払いにて請求書を発行・送付します。NP掛け払いが売り手企業から債権を買い取るため、入金の管理、顧客対応、督促などを代行いたします。