働き方改革が叫ばれるようになり、経理・総務部署でおこなう業務に関して自動化、システム化による効率化を進められている企業も多いのではないでしょうか。BtoB企業の多くが採用している掛売りに関する請求業務においても、自動化やシステム化を含めた業務の効率化は、今後より一層求められることが予想されます。
ここでは、今後効率化が求められるであろう請求業務の中でもシステム化できる請求業務、システム化が容易にできない請求業務があります。システム化が容易な請求業務とシステム化が容易にできない請求業務にはどのような違いがあるのか、どうすれば請求業務全般をシステム化できるのかについて解説していきます。
知っていますか？請求業務にかかるコスト要因
企業が請求業務をシステム化する最大の目的は、「コストの削減」です。請求業務におけるコスト発生要因として人件費はもちろん、請求書をプリントアウトするための印刷代や、封筒代、紙代、郵送料などの発送費用といったものが挙げられます。
もちろん、ここには与信管理のためのコストや情報収集コスト、入金管理に伴う人件費などは含まれていません。しかし、与信管理や入金管理まで含めた請求業務全体で考えれば大きなコスト、経営資源が割かれていることがわかります。言い換えれば、請求業務全体をシステム化することができれば、関連する経費や人的リソースを節約し、事業を推進するための業務である営業活動や企画開発などに必要な資源を集中することが可能になるということです。
システム化が進む請求書発行業務
一口に請求業務といっても、請求書発行だけではなく、与信管理や代金回収、入金管理、督促までの一連のフローも請求業務に含まれます。こうした請求業務のうち、システム化が進んでいるのは主に請求書の作成・発行です。請求書データの作成からプリントといった定型的な作業は、クラウドなどを使用したシステム化が進んでいます。
たとえば、請求書の印刷や封入、宛先のラベル貼りといった工程は、作業そのものは単純で定型的ですが、これを手作業でおこなうにはあまりにも手間がかかりすぎることが問題でした。しかも、手作業のためどうしてもミスが発生します。そのため、ミスを予防するための対策にも多くの時間やコストをかけなければなりませんでした。とくに大量の請求書を扱う企業では、月末や月初に経理だけでなく総務や営業が駆り出されるケースもあるでしょう。その間、通常業務の進行が遅れてしまいます。請求書発行システムは、一連の業務フローを電子化することで面倒な手作業、定型的な作業を自動化し、社内業務を大幅に効率化しています。
一方で、システム化が難しいと言われる業務が、「与信管理」です。新規の取引先の経営状況や財務状況をさまざまな資料から解析し、その結果をもとに取引すべきか否か、取引するならどの程度の与信枠を設定すべきかといった高度な判断を必要とするため、単純な仕組みでは解決ができません。作業内容がきわめて定型的で単純な請求書作成や発行とは大きく異なります。
また、入金消込もまた別の意味でシステム化しにくいフローのひとつで、最大のネックは「作業の定型化が難しい」という点です。取引先によって支払期日や支払いの条件（現金・手形）が異なってくるため、柔軟に対応できる入金管理システムの構築には膨大な時間とコストがかかります。
請求業務すべてを扱う【請求代行サービス】
このように、請求業務のシステム化が進んでいるのは、全体のほんの一部にすぎないということがわかります。請求書の作成や発行といった定型的な業務だけでなく、与信管理や入金管理業務もシステム化できれば、請求業務全般にかかるコストと手間を削減し、業務を効率化することができます。
このような与信管理や入金管理などを含む請求業務全体をシステム化し、業務効率化を実現するのが請求代行サービスです。請求代行サービスは掛け売り決済に伴う与信審査から請求書発行、代金回収、入金管理、督促まで一連の業務をワンストップで代行します。もし請求書発行のみがシステム化されたとしても、その前後の業務である与信管理や入金管理などは人のチェックが欠かせず、毎月の作業は負担がかかります。取引件数が多くなれば請求業務の工数が増加し、営業であれば営業活動など、本来集中すべき主たる業務へ費やす時間が圧迫されます。こうしたボトルネックを解消する方法のひとつとして、請求業務を会社の業務から切り離し、社内の負担を軽減する「決済代行サービス」の活用があります。
まとめ
どの企業にも毎月必ず発生する請求業務を効率化するメリットは、非常に大きいものです。しかし、自社内でのシステム化だけが請求業務の効率化を図る選択肢ではなく、決済代行サービスに任せて効率化するという方法もあります。
請求代行サービスに請求業務をアウトソーシングすることで得られる効果は主に次のようなものがあります。
- ・非生産的な業務から解放され、主たる業務に集中できるようになることで生産性が向上する
- ・与信審査がスピードアップし、顧客のとりこぼしが減るため積極的に営業活動に専念できる
- ・営業担当がリソースを確保できるため、新規開拓や顧客フォローに集中できる
- ・取引件数が増えても効率化できるため、少数精鋭で事業拡大を実現できる
- ・煩雑な入金管理が自動化できて、手作業で対応していた業務が改善される
このように請求代行サービスの利用は、請求業務の効率化のみにとどまらず業績向上や事業の成長という効果も期待できます。2,300社以上が利用する請求代行サービス「NP掛け払い」は掛け売り決済に伴う与信審査管理から請求書発行、代金回収、入金管理、督促の代行だけでなく未回収リスクの保証まで行います。請求業務を含め、企業間の決済業務に課題をお持ちの経営者様は「NP掛け払い」をご検討してみてはいかがでしょうか。
