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集金業務の方法を徹底解説!効率を考えたら外注が得策な3つの理由

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集金業務の方法を徹底解説!効率を考えたら外注が得策な3つの理由

会社の利益には直結しなくても、企業活動を維持する上で欠かせないのが決済業務。とくに、売上代金を顧客から回収する集金業務は、売掛金の回収を完了することではじめて「サービスや商品を売買した」と言えるほど重要なタスクです。毎月発生する集金業務は多くの場合、営業担当が通常業務と合わせておこなっています。しかし、売上回収に手間をとられてリソースの割り振りがうまくいかず、生産性向上の阻害要因となっている企業は少なくありません。

今回は集金業務にかかる企業の負担を軽減する選択肢のひとつ、「集金代行サービス」について解説していきます。

もくじ
1:売上に貢献する営業担当は集金をするべき?
2:集金代行・ファクタリング・決済代行の比較
3:決済代行サービスの導入が得策と言える3つの理由
4:まとめ

売上に貢献する営業担当は集金をするべき?

集金というと経理の仕事と思われがちですが、実際は外回りを主に担当する営業担当がおこなうケースが少なくありません。確かに内勤の経理が外に出るより、つねに客先を回っている営業が集金したほうが効率という点では優れているように感じます。しかし、本当のところはそう簡単な話ではありません。もちろん、担当の取引先が数件程度なら本業である営業活動にもそれほど影響しないでしょう。しかし、集金先が増えれば増えるほど1人の営業担当にかかる負担は大きくなります。

集金業務では、まず顧客ごとに請求した金額、および入金状況の確認を行います。入金の期日には入金されたかどうかを確認しますが、請求書の支払期日を過ぎても入金されていないとトラブルの種になる可能性があり、慎重な対応が必要です。未入金だった場合には電話やメールで取引先の担当者へ催促をおこないます。未入金が多発すると通常の業務を後回しにしてでも、集金業務に奔走しなくてはなりません。本来の仕事である提案営業やフォローがおろそかになり、業績にも支障が出るでしょう。

営業が集金業務をおこなうことで生じるこうした非効率なワークフローを改善するにはどうすればよいのでしょうか? ひとつの答えが集金業務のアウトソーシングです。企業間取引で必ず発生する集金業務を代行依頼ができれば、営業担当が本来の仕事に専念できるようになり、彼らのストレスや負担も解消されるでしょう。

集金代行・ファクタリング・決済代行の比較

集金業務を効率化する方法にはいくつかあります。以下では、「集金業務」「ファクタリング」「決済代行」という代表的な3つのサービスについて簡単にご説明します。

サービス 特徴 メリット デメリット
①集金代行 賃貸住宅の家賃、学習塾などの月謝など定期的に一定額の支払いが発生するBtoC取引で活用されることの多いサービス。 多くの契約者に対して一括して集金業務を委託できます。
毎月、固定した取引が少ないBtoB(企業間)取引には不向きな面も。
➁ファクタリング 売掛金を買い取って、その債権の回収をおこなう金融サービス。 さまざまな特色を持つファクタリングサービスが存在しています。 ファクタリング会社に債権を売った時点ですぐに現金化できる。 手数料が高い。
③決済代行 請求業務に加え、顧客の信用管理、債権管理までをトータルで代行。その一部に集金業務があるという位置づけです。 単なる集金代行ではなく、企業の業務効率向上と未回収リスクの低減をサポートするオールラウンドサービス。利用料も比較的低廉。
未回収リスクの保証がサービスに組み込まれていないと、焦げつき(貸し倒れ)に対応できない。

 

上の表を見ると、ファクタリングの場合は売掛金を買い取ってもらえばその時点で現金化ができるメリットがありますが、手数料が高いのがデメリット。その手数料も取引先の与信状況によってさらに上乗せされることがあるので、注意が必要です。さらに、まるなげできるのは売掛金の回収だけで、通常の集金業務は自社でおこなう必要があります。

①は同じ集金業務でも毎月固定した支払いに対する集金に特化したサービスでBtoC取引にはマッチしていますが、毎月さまざまな掛け取引がランダムに発生する企業間取引には不向きです。集金・督促はもちろん、煩雑な請求業務とこれに付随する作業の一切をアウトソーシングして、社内の生産性を上げるには③の決済代行の中でも未回収リスク保証が組み込まれているサービスこそ、ベストな選択と言えるでしょう。

掛け払いの決済代行サービスの導入が得策と言える3つの理由

では決済代行の導入が業務効率に役立つ理由を挙げてみましょう。

①営業担当が本来の営業活動に集中できるようになる

未入金に伴って発生する非生産的な業務を解消して、経理の負担を軽減し、営業担当が充てるべきアポイントメント獲得、提案営業などのコア業務にリソースを費やせるのが決済代行サービスの一番のメリットです。

②リスク管理、入金管理などバックオフィスの負担を軽減する

未入金のリスクを回避するために、新規顧客と取引をおこなう場合は与信審査があります。期日に代金をしっかり支払えるかを管理する与信管理は、不良債権を生まないために重要な業務です。集金や督促だけでなく、与信管理まで決済代行会社にまるなげできるので、与信管理に伴うバックオフィスの負担が大幅に軽減されます。

③入金を100%保証し資金繰りを安定化させる

安心して企業間の掛け取引をするには、売掛金をしっかり回収することが大事です。取引先の「支払い遅延」や「倒産」といった万が一の事態になっても、決済代行会社が代金の100%を保証します。未回収リスクを軽減しつつ、収益を確実に確保できるのでキャッシュフローが安定します。

まとめ

決済業務を大幅に効率化し、集金業務にかかる手間とコストを削減できる決済代行サービスのメリットについてご紹介しました。

決済代行サービス「NP掛け払い」は、与信管理から請求書発行、代金回収、入金管理、催促、未回収リスク保証まで決済業務のすべてを代行し、社内の業務を効率化して企業の成長をサポートします。集金業務はもちろん企業間取引における決済業務全般で課題を感じている経営者の皆様は、「NP掛け払い」をご検討ください。