掛け売り取引では、請求書作成や送付といったルーティンワークが膨大となるため、月末や月初には、どうしても通常業務にしわ寄せがいきます。しかし、請求業務を面倒にしている要因はこれだけではありません。入金管理における「消し込み」も同様で、作業量が膨大なうえにミスが許されない重要な業務のため、経理担当者に大きな精神的負担を強いています。そこで今回は、この入金消し込みを効率化して社員の負担、ストレスを軽減する方法はないか探っていきます。
請求業務の中でもとくに大変な消し込み作業
「請求情報と入金データの照合がいつまでも終わらず、月末や月初には残業が増えてしまう」「消し込み作業が属人化し、担当者がいないとほかの人では対応できない」――請求業務の中でも、入金管理に関するこうした課題に悩む企業は多いでしょう。
「消込」とは買掛金や売掛金など債権・債務の勘定項目の残高を消していく作業のことです。請求業務で大量に発生しうる消込作業の代表的なものに売掛金の「未回収」を「回収済」にしていく作業があります。掛け取引では、売掛金が予定通りに回収できているか、あるいは残りの売掛金データと実際の入金との間にズレがないかを把握するのに不可欠な工程だけに、消し込みは請求業務の中でも非常に重要な位置を占めています。とはいえ、一つ一つの照合作業が手仕事で、しかも膨大な作業量になることから担当者の負担は非常に大きくなりがちです。
さらに、入金消込には以下のようなリスクも潜んでいます。まず、作業量が膨大になるため、消し込みが間に合わず月次処理に影響しかねません。また、たった1件のミスが発生したために、再確認や整合といった手間が一気に増えてしまうリスクもはらんでいます。最悪の場合は消し込みを忘れて、取引先に督促をかけたら二重請求になって、信用が大きく損なわれるという事態に発展してしまうこともあります。こうした単純なミスだけでなく、取引先ごとに入金のタイミングが異なる点や振込手数料や消費税の計算などで生じる誤差など、ミスを誘発するさまざまなリスク要因がある点も入金消込業務が大変だと言われる理由でしょう。
消し込み作業の自動化はなぜ難しいのか？
経理業務の大半が自動化されている昨今にあって、なぜ入金消し込みだけがいまだにこうした地道な手作業を必要としているのでしょうか。主な理由としては2つあります。
自動化が難しい理由①作業の定型化が難しい
支払期日が月末締めの翌月末や翌々月10日など、取引先によって入金日が異なります。支払い方法も口座振替だったり手形だったりと取引条件のルールに従わなければいけません。さらには、別々の取引の支払いが一括入金されていた場合は、どの取引の入金なのか確認しないといけません。このように企業間取引では、入金管理は支払いする買い手側と取り決めた条件やルールに沿ったフローが発生し、一元管理することが容易ではありません。
自動化が難しい理由②独自システム構築には膨大なコストがかかる
理由①で説明したさまざまな取引条件へと柔軟に対応できる入金管理システムを独自に構築するとなると、膨大な時間とコストがかかります。システムの開発費だけでなく、導入後のメンテナンス費用も無視できません。
企業成長を促す営業支援や顧客管理はクラウドベースの管理システムがどんどん進化して最適化されていますが、入金消し込みだけがシステム管理の枠から取り残され、効率的なシステム導入による自動化が実現できず、これまでと同じ手法で続けざるを得ないという状況にある企業が悩みを抱え続けています。
消し込み作業が必要ない？！請求代行サービスのススメ
このように、入金消し込みは定型化や自動化がしにくい複雑な工程がネックです。消し込み作業のシステム化が難しいなら、いっそのこと消し込み業務自体を無くしてしまうことで問題を解決できないでしょうか？
消し込み業務を無くすためには、請求書払いの代行サービスを利用して入金管理を社内業務から切り離してしまうことで可能になります。与信管理や請求業務全般をおこなってくれる請求代行サービスの中には入金管理・入金消し込み業務まで代行してくれるサービスもあります。
請求代行サービスを導入することのもう一つのメリットが「未回収リスクの保証」です。仮に、締め日に入金がなかったとしても、会社によっては、売掛金の回収も代行するので、キャッシュフローに影響を及ぼすことはありません。
まとめ
請求業務を効率化し、ミスを排除することはどの企業にとっても非常に重要な課題です。なぜなら、せっかく売上が立っても、請求から入金までの流れがスムーズでないと、キャッシュフローが停滞し自社の業績にも悪影響が出たり、請求金額に間違いが起こった際に取引先からの信用を損なう恐れがあるからです。
請求業務における入金管理の効率化に悩んでいた企業は、請求代行サービスを活用することでミスの防止を図れるだけでなく、貴重な経営資源を本来の業務に集中させるメリットも享受できます。例えば毎月の請求業務に追われていた経理担当者にフィナンシャル関連の業務をしてもらうなど、本来の業務に取り組む時間を確保することで社内の生産性向上も期待できます。
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