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トークノート株式会社様

少人数の体制で、事業拡大ができています。

トークノート株式会社様
業種:社内コミュニケーションツール「Talknote」の運営・管理

導入する企業がいま着実に広がりつつある社内コミュニケーションツール「Talknote」。
その運営を行うのが、トークノート株式会社様である。クラウドによる従量課金サービス事業を成長拡大させるにあたって、業務負荷のない決済は必要不可欠だった。NP掛け払いの導入背景と効果について、取締役 管理担当 安藤滋様、管理部 中根里紗様、セールス&サポートグループ 和田郁未様に話を聞いた。

Subject

課題

  • 請求書発行数の増加にともない、請求業務の負荷が高くなっていた
  • 請求書払いのニーズには応えなければならなかった

Purpose

導入目的

  • 請求書発行スピードが他のサービスよりも速かった
  • 問い合わせ対応工数も削減したかった

Result

効果

  • 請求書発行・入金管理などの請求業務に時間を割かずにすむようになった
  • 請求書発行や債権管理のために人を増やさずに事業成長を支えられている
01.
課題

請求書発行の業務負荷が、限界を迎えつつありました。

トークノート様は、サービス開始当初から、クレジットカード決済の他に、掛け売りにも自社で対応していた。が、取引が多くなるにつれて、徐々に業務が回らなくなっていった、と安藤様が語る。

「設立当初は取引も少なくて、月10枚くらい請求書を発行していればいい、という感じで、全部データを目で見て請求書を手でつくっていました。が、毎月毎月導入社が増えてくるにつれて請求書発行数も増えて、その発行業務がすごく大変になってきました。わたしたちは少人数の会社ですから、営業しながら請求書発行したり、広報やりながら請求書発行したり、兼務も多い。人的リソースが限られているなかで、自社での請求書発行や債権管理に限界が出てきたんです。クレジットカードの選択肢もあるんですが、やはり法人のお客様は請求書後払いのニーズが強いので。」

トークノート様のお客様は規模もさまざまで、従量課金サービスがゆえに1社ごとの月々の請求額も数百円というものから数十万円のものまである。月額いくら、というパターンもあれば、年間一括、というパターンもある。

「請求書1枚を発行する手間暇は、額に関わらずまったく同じ。その意味では、これからどんどん大変になっていきます。そこをどう解決するか、が課題でした。」(中根様)

 

 

管理部 中根 里紗 様

02.
導入目的

NP掛け払いのスピードは、他社のサービスにはないものでした。

そんなトークノート様の課題を解決したのが、NP掛け払いだった。安藤様が語る。

「請求書発行の代行をおまかせできるサービスを探していて、NP掛け払いを知って、導入を決めました。他社の類似サービスの営業もあったし、手数料をもっと下げるといった提案を受けたこともありましたが、最終的にはNP掛け払いの請求書発行スピードが決め手でしたね。月末時点でデータをネットプロテクションズに送って、第1営業日にメールでお客様にご案内して、第2営業日に紙で請求書発送していただけている。このスピード感は、他の会社にはないのかな、と思います。」

請求書の到着が遅くなると、お客様からの問合せが来る。問合せに対応する手間は非常に大きく、トークノート様のように少人数で決済業務をまわしていると、普段の業務が止まってしまう。NP掛け払いのスピードなら問合せを減らすことができる、というポイントは大きかった。今でも一部、自社で掛け売り対応しているお客様はあるが、多くはNP掛け払いに任せている状況だ。

「運用の負荷はないですね。月末にデータをアップロードするだけで、そこから請求書発行から回収まではすべてNP掛け払いにやっていただけているので。1回データを送ってしまえば、こちらは何もやらないで済んでいます。一度システムとしてつくってしまえば基本的にはフォーマットどおりに進むので、管理上の負荷はありません。」

 

 

 

セールス&サポートグループ 和田 郁未 様

03.
効果

管理部隊を増やさずに、事業の伸びを支えられています。

NP掛け払い導入の効果は明確にでている。

「本当にらくになりました。月末は請求書に追われていたので、私自身が1枚1枚、請求書をエクセルでつくってPDFで印刷して判子を押して袋とじをして切手を貼って…と、手間がかかっていました。また、個人経営のような小さな企業様ですと忙しいので、社長が請求書を見ているのに振込を忘れちゃっている、ということもあり、こちらから電話をしなくてはいけませんでした。入金も、結構バラバラに入ってきたりするので、それを個別に管理しなくてはいけなかった。いまはそれらをすべてNP掛け払いにおまかせできていて、本当に助かっています。月末の時間を他のことに使えています。」(中根様)

「わたしたちはベンチャーなので、売上拡大のために開発部隊、営業・マーケ部隊は優先して採用していきますが、管理部隊はどうしても後回しになる。しかし結局、事業が急速に伸びていけば、請求書の発行や債権管理が非常に重要な仕事になります。でも、そこに人も時間もかけられない。トークノートが、管理部隊を増やさずに事業を伸ばせているのは、NP掛け払いのおかげだと言えます。」(安藤様)

今後、トークノート様は、さらなる成長を描く事業計画を立てている。そのなかで、請求書発行をさらにNP掛け払いへと移行していくつもりだと言う。

「当社としては、最終的には年間一括前払いを推進していきたいところですが、やはり特に小さな規模のお客様ですと、資金繰りの面でも後払いのニーズは高い。また、まずは『Talknote』で本当にうまくいくかどうかを試してから、というお客様の気持ちもあります。最初は月々後払いで多くのお客様に『Talknote』を使っていただきながら、満足いただければ年間契約にシフトしていく…というのが、わたしたちにとっての、いちばんきれいなストーリーですね。いずれにせよNP掛け払いは、トークノートを陰で支えてくれる、無くてはならない存在です。」

 

 

取締役 管理担当 安藤 滋 様

04.
事業展開

トークノート様は、『Talknote』をコミュニケーションツールとしてさらに新たなステージへ進化させていく考えだ。

「個人間のコミュニケーションは、メールからLINEなどのチャットアプリに変わりました。わたしたちは、法人においてもその波がくるのではないかと思っています。メールの代替として『Talknote』を使っていただく、そんな将来を描いています。また、これまではコミュニケーションツールに特化してきましたが、よりビジネスに寄ったサービスへのエクステンションも考えています。今後の展開を、楽しみにしていてほしいですね。」(安藤様)

新しいコミュニケーションツールによって世の中に“いい会社” “いい組織”をつくっていこうとするトークノート様。そのさらなる進化を、NP掛け払いは支えていく。

 

導入企業

トークノート株式会社

事業内容 社内コミュニケーションツール「Talknote」の運営・管理
顧客 一般法人、飲食店・店舗、個人事業主
従業員数 16名
URL https://talknote.com/