こんにちは、LIG営業のイチローです。
春の訪れは、期末の訪れ。3月決算の会社にお勤めの皆さんは、請求業務でとても忙しい一ヶ月を過ごしたのではないでしょうか。僕も月末は請求関連の業務でバタバタした経験があるので、皆さんのお気持ちもよく分かります。
もうこの際だから言っちゃいますけど……
請求業務って、めっちゃダルくね？
いや、請求業務の数＝お仕事の数なので、僕たちにとってはものすご〜くありがたいことです。当然、請求業務がすごく大事な作業であることもわかっています。ただ……それを差し引いても手間に感じてしまうこと、ありますよね？
LIGの現在の請求業務フローはこんな感じですが、請求書の送付までに様々な部署をまたいでいるため、それぞれの担当者が連携しながら慎重に進める必要があります。
そのため、月末になると社内コミュニケーションや確認作業に時間をとられ、本来の自分の業務に割く時間がどうしても削られてしまっているんです。これはよろしくないですよね。てか俺に請求業務をやらせるぐらいなら、そのぶん営業させろや！ 結果出してやっから！
そんなわけで、より効率的に請求業務を行うためにはどうすればいいのか。請求業務に関わっている各部門の担当者を呼び出して、この機会に徹底討論することにしました。
【メンバー紹介】
イチロー（営業）
LIGの営業担当。CRM（顧客関係管理ツール）を使い、商談状況の更新、売上予定金額の登録、最終的な請求金額のチェックなど一部の請求業務を担当している。
ころも（ディレクター）
LIGブログの記事広告を制作しているPRグループのリーダーで、営業が受注した案件の実制作を進めるディレクター。各案件の経費・外注費を管理し、CRMや売上管理ツールに登録して請求書の明細を確定している。
なおき（経理）
少数精鋭の管理本部のなかで、財務経理部、情報システム部、総務部を率いる若手リーダー。営業やディレクターが明細を確定させた請求書を発行し、クライアントへ送付したり、入金状況を確認したりしている。
お忙しいなかご足労いただき、ありがとうございます。
はじめまして。今日はよろしくお願いします。
あの、こちらの女性って……？
（誰……？）
株式会社ネットプロテクションズ 飯田 真帆さん
請求業務の代行サービスを展開している株式会社ネットプロテクションズのBtoBカスタマーサービスグループ所属。撮影4日前に急遽呼び出したが、快く来てくれた。
ころもさんとなおきさんは役職者ですよね。僕だけヒラ社員だから議論を進めるうえで不利になりそうじゃないですか。なので、第三者目線でLIGの現状を見ていただける請求業務のプロにファシリテーターをお願いしました。あ、はい……。
公平な立場から討論を進めさせていただきますね。
うっす！ 心強いっす！【営業の主張】俺らは事務作業じゃなくて、1件でも多くの商談に時間を割きたいんだけど？
早速ですが、みなさんが関わっている請求業務の課題について、おひとりずつ聞いていこうと思います。まずは発起人のイチローさんから
社内調整がめんどいんすよ。食い気味にぶっこんできた。だって、営業とディレクターのあいだで常に目線を合わせておかないと、トラブルにつながる可能性があるじゃないですか。特に請求金額とか。実際に制作を進めるのは私たちディレクターだから、経費や外注費の詳細まで営業が把握するのは難しいよね。そうなんですよ。以前は毎月月末に、各案件の最終的な請求内容をディレクターに確認して営業側で請求書を作っていたんですが、案件数が多い月はその確認だけでかなり時間がかかっていました。
当初予定していた金額と最終的な請求金額が変わっていたらどうするんですか？
上司の承認を得ないと請求書の金額は修正できないので、その都度、急ぎで連絡しなきゃいけません。なので請求書一つ作るだけで、細かなコミュニケーションや事務作業にめちゃくちゃ時間が取られるんですよ。
月末は特にバタバタすることが多いよね。
ひどいときは請求業務が多すぎて、1日1件しか商談の時間が取れないこともありました。「俺は1件でも多く商談に時間を割きたいんですけど！？」ってめっちゃ思いましたもん。
ちなみに与信調査は営業が行っているんですか？
与信調査は経理担当ですね。最初のお取引の際に会社情報を提出いただいて、提携している外部のデータベースを通してレビューを行っています。
でも、クライアントに会社情報の提出をお願いするのは営業かディレクターじゃないですか？ あれも正直、ちょっとイヤなんですよね。
え？
だって「御社のこと信用してないわけじゃないです！ でも社内ルールで必要だから……ね？ 分かってくださいますよね？」って悲しい気持ちになるんですよ！
ちょっとその気持ち分かるかも……。
【ディレクターの主張】クリエイティブに専念したいし、いきなりクライアントにお金の話をするのは気まずい
ディレクターのころもさんは、どのような請求業務をしているんですか？
あ、実は社内で業務の担当範囲を調整して、今はディレクターが責任をもって請求書の作成をしてくれてるんです。おかげさまで、営業側は顧客リサーチや商談の時間を確保できるようになりましたよー。
イチローは楽になったかもしれないけれど、ディレクターにそのまま負担が回ってきただけでは？
え？ あ、まあ……。
私たちはコンテンツをつくるのが本来の仕事であって。企画だったり編集だったり、クリエイティブな作業に専念したいわけなんですよね。だから「請求業務ってディレクターがやるべき仕事なのかな？」って思ったことも正直あります。
営業も同じっすよ！ 僕だって1件でも多く商談したいですし！
一番最初の商談のときには、営業が制作料金の案内をすることが多いじゃないですか？ だから請求含め事務的な連絡は営業、制作に関する連絡はディレクターって窓口を分ける方がクライアントも分かりやすいんじゃないか、っていう意見もメンバーから出てましたよ。
それに制作が終わったあと、いきなりディレクターがお金の話をするのは、ちょっと気まずい気持ちもあって。一緒に良いコンテンツを作ろうと頑張ってきたのに、急にビジネス感が出ちゃう感じがあるんですよね。大事な話だというのはわかっているんですけど……。
クライアントとのやり取りだけでなく、請求業務自体の引き継ぎもきっと大変でしたよね？
営業側が作ってくれたマニュアルを見ながら、なんとか作業を進めていました。でも、結局分からない部分は営業に直接質問することが多かったです。
最初はよく個別で5分〜10分くらいオンラインミーティングをしてました。そういえばディレクターは何人もいるのに、営業は僕一人で対応してたんですよ？ 細かな積み重ねだけど、営業側のコミュニケーションコストも結構かかってたなー。
ディレクター陣も「こんなことで時間を取って申し訳ないな……。でも大事な作業だし仕方ない」って割り切って聞くしかなかったからね。
経理としてはこの状況についてどう思われますか？
現場側の意見を聞いて、バックオフィス側としても業務フローを改善しようと試行錯誤中です。今は業務推進というチームに請求業務をサポートしてもらっていて、ディレクターの方々の負担も軽減したと聞いています。
実際、業務推進のチームにサポートいただけるようになって、かなり楽になりました。ただ、書類作成にあたって社内に注意事項を共有する必要があるので、密なコミュニケーションは欠かせません。
社内チャットのやり取り見ていて思うんですけど、あれも結構手間かかってますよね。
これとか「しりとりでもしてんの？」ってくらいラリー続いてますし。
なるほど……。根本的な改善にはもう少し時間がかかりそうかもしれませんね。
【経理の主張】経理が全案件の状況を把握するのは「物理的に無理」
というか経理が請求業務を全部やってる会社もありますよね？ LIGも同じようにできないんですか、なおきさん。
できれば営業は営業活動に、ディレクターはクリエイティブに専念したいです！
現場 VS バックオフィスという形になっちゃいましたが、なおきさんのご意見はいかがですか？
いやぁ……。僕らも現場メンバーには事務作業じゃなくて、売上に直結する動きをしていただきたいという思いはあります。
でしょー！？ じゃあ経理が全部担当してくれたらいいんですよ。はい、これで決定！
それが簡単にそうしようとは言えないんですよ。原価や売価がある程度明確な有形商材なら、請求書の内容もシンプルだし金額も分かりやすいので、経理側で全て管理できるかもしれません。でも、WEB系の商材は違うじゃないですか。
WEB系の商材は、制作を進める中で金額が流動的に変動する部分が多いんです。たとえばクライアントからサイトの仕様変更依頼があったら、最初の見積もり金額と最終的な金額が変わることもざらにありますよね。そんななかで人数も少ない経理が全案件の進捗状況を見ながら、請求金額を常に把握するのは物理的に無理なんです。
（……正論過ぎる）
……ええと、ちょっと話題を変えましょう。入金が遅れた場合や、支払いが滞ったときはどのように対応していますか？
入金遅れは稀にありますが、基本的には人為的ミスが原因です。例えばこちら側で振込期日を間違えて送ってしまっていたり、メールは送れていたけど迷惑メールフォルダに入っていて先方が気づかなかったりとか。
人間なのでミスは起こりうる。
そういえば入金の確認ができていないときに、今は担当ディレクターからクライアントに連絡してるじゃないですか。入金は経理が管理してるんだから、経理部から直接連絡してもらえないんでしょうか？
悩ましいですね。
なんで！
でも、クライアントに確認した結果を結局ディレクターから経理に伝えますよね。なにか不備があればまたディレクターからクライアントに連絡するっていう繰り返しですし、経理が直接連絡した方がスムーズな気が……。
ただの伝書鳩になってますもん、僕ら。
良好な関係のクライアントだったら経理が連絡しても大丈夫かと思いますが、先方のどの担当者に何を連絡して欲しいのか、社内で詰める手間がお互い増えるんじゃないでしょうか。経理が事前に確認できるのは契約書など書面上の情報だけですからね。各案件の細かな状況まで把握したうえでクライアントとやり取りするのは、あまり現実的ではないかと思います。
【ディレクター＆営業の主張】請求業務に使うツール、多くない？
それはそうとして、なんで僕たちが請求業務をめんどくさがるかっていうと、請求業務に使うツールが多すぎるんですよ。
それは分かる！
ディレクターはCRMと売上管理ツールを使いながら売上や原価を確定しています。各ツールで登録してる内容に齟齬があるといけないから、チェックするのに時間がかかっていて……。
現場側の理想を言えば、ツールをいろいろ触りたくないんです。なにか一つのツールにまとめられないんですか？
言われてることはごもっともです。
ごもっともなんかい！
ただ、イチからシステムを整えるのは莫大なコストが必要でして……。管理部門もツールを入れる目的を伝えきれてないかもしれませんが、新しいツールを導入するのにはそれなりの理由があります。せっかく入れたツールなので、各事業部に有効な使い方をしてもらえるよう僕たちも整えていきたいし、逆に事業部の皆さんにもご提案いただけると嬉しいなと。
でも請求業務ってミスが許されないから心理的な負担も大きいんですよ。そのあたり分かってくれてますか？ 色んなツールにお金払うくらいなら、僕たちの給料あげてくださいよ！
話が逸れはじめてますよ！ 一旦止めましょう。
【結論】請求業務を楽にする方法は……
ここまでのお話を聞いていて思ったんですが、LIGさんの場合はアウトソーシングを検討してみるのも手だと思います。
アウトソーシング？
請求関連の業務を外注するってことですか？
私たちの負担が減るなら嬉しいですけど……。
はい。なのでこの討論の結論は……
面倒な請求作業はアウトソーシングするのがおすすめ。BtoB決済代行サービス業界において取扱高シェアNo.1*を獲得している、ネットプロテクションズの「NP掛け払い」を利用してみてはいかがでしょう。
*デロイト トーマツ ミック経済研究所株式会社 ミックITリポート 2022年10月号 BtoB決済代行サービス市場調査（https://mic-r.co.jp/micit/2022/）
「NP掛け払い」なら請求書の発行、送付、さらには入金遅れがあった際の督促まで、手間のかかる請求業務をすべてアウトソーシングできます。LIGさんが毎月行う請求業務は、売上を確定して「NP掛け払い」のシステムに入力するだけ。請求書の送付漏れや入金期日の間違いなど、人的ミスが発生する可能性も下がるのではないでしょうか。
しかも、与信調査も私たちにおまかせいただけます。与信通過率は約99％で、最短即時で結果が出ますよ。なおきさんが行っている与信の業務が一切なくなりますし、もし代金回収ができなかった場合も100％リスク保証なのでLIGさんの損失にはならないんです。
クライアントへの督促も私たちが行うので、もし入金遅れがあってもクライアントに連絡を取る必要はありません。他部署との確認や調整も最低限で済むので、ころもさんが希望されていたように、社員が本来行うべきコア業務に集中できるようになりますよね。
さらに「NP掛け払い」なら請求業務のすべてを代行できるので、イチローさんが不満を抱いていた他部署との調整も最低限で済みます。仮に社内打ち合わせやクライアントへの確認など、細かな請求業務を毎月2時間削減できたら年間で24時間。3営業日分も業務を削減できます。それに、請求書発行までにいろいろなツールを使い分ける必要もありません。もしかしたら他のツールに支払っていた料金が浮いて、お給料アップにつながるかもしれないですよ？
ぜひLIGさんでも導入を検討してみてはいかがでしょうか？？
（この人、「NP掛け払い」の営業しにきただけかよ……）
「NP掛け払い」で請求業務の手間をゼロにしよう！
請求業務にまつわる人的コストとリスクをアウトソーシングすることができる「NP掛け払い」。最初はたじろぎましたが、飯田さんの言う通りLIGの課題もまるっと解決できそうです。
あらためて、その特徴を整理してみましょう。
▼NP掛け払いのここがすごい
・東証プライム上場のグループ会社、ネットプロテクションズが提供する安心のサービス
・BtoB決済代行サービス業界において取扱高シェアNo.1を獲得
・請求書発行から督促まで、全ての請求業務をアウトソーシングできる
・与信調査は99％の通過率！ 万が一未収金があった場合も100%のリスク保証
・部署をまたいで請求業務を行う必要がなく、業務効率を最大化できる
・入金ミス、請求書の送付漏れなど、人的ミスも防げる
▼こんな悩みを抱えている企業におすすめ
・営業担当が代金回収や消込にも関わっており、本来やるべき営業活動に集中できていない
・月末になると大量の請求書処理で経理部門がパンクしがち
・取引先を拡大したいけど、社内の与信ルールが厳しくて新規取引開始まで時間がかかる
・代表が自ら請求業務に関わっているスタートアップやベンチャー
・入金遅れや未回収債権の督促が大きな負担になっている
こうしてみると業種業態を問わず、あらゆる企業で活用できるのでは。なにより「営業や制作などのコア業務に集中したい」というスタッフの悩みを解決することは、会社の成長はもちろん、社員満足度の向上にも繋がりそうです。
経営者の皆さん、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
※本記事は2023年3月にLIGブログにて掲載された記事を再構成した内容になります
