掛け売りによる取引を行う企業にとって頭の痛い問題は、煩雑な請求書発行作業が毎月のように発生する点です。一度に発行する請求書が10枚程度ならまだしも100枚を超えるような企業では、決済時期に人的リソースを請求書発行や送付作業に集中しなければならず、本来のコア業務が手薄になり、業績にも影響が出かねません。
こうした状況を解消する有効な手立てとなるのが、請求書発行のアウトソーシングです。ここでは、「多くの企業にとって請求業務を煩雑化させている原因は何なのか？」という問題に対し、どんな手段で解決すればよいのかについて解説します。
直接的な利益を生まないルーチンワークの代表が請求書発行
企業では利益を生み出す部門を「プロフィットセンター」と呼ぶ一方で、直接的な利益を生まない部門を「コストセンター」と呼びます。具体的には、営業や開発などコア業務を担当する部門は前者で、人事や総務、経理などバックオフィス業務は後者に該当します。中でも経理部門は、請求書発行という煩雑で工数の多い作業を担当するコストセンターの代表格です。
もちろん、掛け払い取引を行う企業にとって、請求書発行は売上回収のために不可欠な業務に違いありません。しかし、その業務自体が「直接的な利益を生まない＝お金を生まない」ルーチンワークであることも事実で、プロセスの効率化やコスト圧縮が求められるのは当然と言えます。
実際、請求書発行にどれだけの手間がかかっているのか？
では実際に、この請求書発行業務の工程がどうなっているかを下表で確認してみましょう。
| 業務 | 詳細 |
|---|---|
| ①入力 | Excelや専用の販売管理ソフトに請求額や請求先などのデータを入力していきます。ミスがないよう慎重にデータを入力する作業は経理担当者にとって大きな負担、ストレスになります。 |
| ➁請求書データ作成 | 請求書フォーマットに①で入力したデータを落とし込んでいきます。販売管理ソフトでは、この段階で請求書データに角印などを押印したり、電子署名を加えたりする必要があります。 |
| ③印刷 | 作成した請求データをプリントアウトし、一部ずつ押印していきます。印刷の手間、押印の手間は枚数に比例して大きくなります。 |
| ④封入 | 印刷・押印済みの請求書を挨拶状とともに封筒に入れ、切手を貼って封を閉じます。また、封筒の宛名を印刷する作業もあります。全体に手作業が中心となるため、もっとも手間と時間がかかる工程です。 |
| ⑤発送 | 準備ができたら、請求書を郵送します。郵便局に集荷を依頼することもできますが、部数によっては受け付けてくれないこともあり、その場合は経理部門の誰かが業務を中断して郵便局に請求書を持ち込まなければなりません。 |
全体で見ると5つのステップで構成されている工程ですが、細かく見ていくとさらに多くの工数、手間がかかる作業だということがわかります。これだけのプロセスをほかの業務をこなしながら行うのはどれだけ大変かおわかりいただけるでしょう。
コア業務に集中するには、面倒な請求書発行をアウトソーシングすること
月末・月初になると請求業務に追われ、経理部門の全員が超過勤務になる原因はまさに請求書発行業務の煩雑さにあると言えるでしょう。
しかし、その負担が経理部門だけに留まっている場合はまだ救いがあります。問題なのは、膨大な業務量を消化するために別の部署まで駆り出されるようになること。本来なら営業などコア業務に専念すべき人員が請求書の封入や発送作業といったルーチンワークに時間を割かれると、会社の業績にも支障が出かねません。しかし、小規模な企業ではこうした光景は茶飯事なのが実情ではないでしょうか。
経理には数値データから会社の経営状況を分析し、これをトップにフィードバックする重要な役目があります。ましてや営業や開発に携わる人材であれば、直接的な利益を生む業務に注力すべきです。なぜなら、改善策を打ち出すことで企業は売上や利益に直結するプレゼン、ヒアリング、顧客訪問、提案といった本来の業務に集中できるようになるはずだからです。
まとめ
大切なのは、いかにコア業務に社内のリソースを集中させるか。それには、請求書発行業務をアウトソーシングすることが最善の解決策と言えるでしょう。決済代行会社「NP掛け払い」はまさにそのための強力なツールです。
請求書発行業務が、これほどまでに社業や利益を圧迫していることに驚かれた方もいらっしゃるのではないでしょうか。企業の経営者であれば、こうした現実を真摯に認識したうえで、経理の負担を減らし、営業担当を請求業務から切り離すための努力をするべきでしょう。
